In Restaurants geht es längst nicht mehr nur um gutes Essen, sondern darum, Gäste zu verstehen, sie wiederkehren zu lassen und ihre Daten klug zu nutzen.
Wer weiß, wer wann reserviert, welche Gerichte beliebt sind und welche Gäste regelmäßig wiederkehren, kann gezielt Angebote machen und Umsatzpotenziale ausschöpfen.
Ein CRM-System ist dafür längst kein Luxus mehr, sondern die Basis für nachhaltige Kundenbindung.
Doch welches CRM eignet sich am besten für Restaurants?
Ich vergleiche HubSpot, Pipedrive und Salesforce, drei CRM-Systeme mit ganz unterschiedlichen Stärken, und zeige auf, welches CRM für viele Gastronomiebetriebe die überzeugendste Wahl ist.
Übersicht
Warum Restaurants ein CRM brauchen
Ein CRM (Customer Relationship Management) hilft Restaurants, den Überblick über Gäste, Anfragen und Kampagnen zu behalten.
Statt unzähliger Excel-Listen oder unübersichtlicher E-Mail-Kontakte bündelt es alle Informationen in einer zentralen Datenbank.
So können Gastronomen:
- Reservierungen, Catering- und Eventanfragen effizient managen,
- personalisierte E-Mails verschicken,
- Bewertungen und Feedback automatisch erfassen,
- Newsletter für Stammkunden erstellen
- und Kampagnen-Ergebnisse direkt messen.
Kurz: Ein CRM macht aus anonymen Gästen wiederkehrende Stammkunden und das messbar.
Drei CRM-Tools im Überblick
| CRM-System | Stärken im Gastro-Kontext | Schwächen / Grenzen | Ideal für … |
|---|---|---|---|
| HubSpot CRM | Kostenloser Einstieg, starke Automatisierung, Marketing + Sales kombiniert, sehr gutes Reporting | Erweiterte Funktionen erst in höheren Plänen | Restaurants, die Gäste aktiv binden und Marketing automatisieren wollen |
| Pipedrive | Einfaches Pipeline-Denken, klarer Fokus auf Vertrieb | Weniger Marketing-Automationen, kaum Gästekommunikation | Catering-Betriebe mit B2B-Akquise-Fokus |
| Salesforce | Extrem anpassbar, mächtige Enterprise-Funktionen | Komplexe Einrichtung, hohe Kosten, Overkill für kleine Teams | Franchise-Ketten und größere Gastro-Gruppen mit IT-Team |
HubSpot CRM für Restaurants: Gäste zu Stammkunden machen
HubSpot CRM bietet Restaurants eine einfache Möglichkeit, Kontakte, Buchungen und Kampagnen an einem Ort zu bündeln.
Schon in der kostenlosen Version können Restaurants:
- Gästelisten und Buchungen zentral verwalten
- E-Mail-Kampagnen automatisieren (z. B. Geburtstagsangebote, Newsletter, Event-Einladungen versenden)
- Bewertungen und Feedback erfassen
- Teams (Küche, Service, Event) über einheitliche Dashboards koordinieren
Automatisiertes Gästemanagement
Mit Workflows lassen sich typische Abläufe automatisieren:
- Nach der Reservierung: automatische Dankes-Mail
- Nach dem Besuch: Feedback-Abfrage oder Google-Bewertungs-Reminder
- Nach 30 Tagen: Einladung zum nächsten Menüabend
So entsteht eine kontinuierliche Gästebeziehung, ohne dass das Team manuell nachfassen muss.
Marketing-Integration und Segmentierung
Restaurants können ihre Gäste also nach Besuchshäufigkeit, Anlass oder Quelle (z. B. OpenTable, eigene Website, Event-Formular) segmentieren.
Damit lassen sich gezielte Kampagnen starten, wie etwa „Weihnachtsdinner für Firmenkunden“ oder „Sommermenü für Stammgäste“.
DSGVO und Datenschutz
HubSpot bietet europäische Rechenzentren (u. a. in Frankfurt) und erfüllt alle DSGVO-Anforderungen.
Gerade für Restaurantbetriebe mit sensiblen Gästedaten (z. B. Allergien, Zahlungsinformationen) ist das ein zentraler Punkt.
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Pipedrive: Schlank, visuell und vertriebsnah
Pipedrive wurde ursprünglich für Vertriebsteams entwickelt, die Leads und Deals in klaren Pipelines nachverfolgen wollen.
Für Restaurants, die vor allem im Event- oder Catering-Bereich tätig sind (also viele individuelle Anfragen bearbeiten) kann das durchaus sinnvoll sein.
Stärken
Pipedrive punktet durch seine visuelle Einfachheit: jede Anfrage, jedes Angebot und jede Buchung erscheint als „Deal“ in einer klar strukturierten Pipeline.
Ein Blick genügt, um zu sehen, welcher Interessent sich in welcher Phase befindet.
Das ist ideal, wenn du beispielsweise Firmenanfragen, Hochzeitsfeiern oder Gruppenreservierungen verwaltest.
Auch die Integration mit Tools wie Gmail, Outlook oder Zapier funktioniert stabil.
Damit kannst du Pipedrive mit Formularen auf deiner Website oder mit Buchungstools wie Calendly verbinden.
Zudem lassen sich Aufgaben, Erinnerungen und Follow-ups automatisch anlegen, sodass kein potenzieller Kunde vergessen wird.
Schwächen
Wo Pipedrive jedoch schwächelt, ist die Marketing-Komponente.
E-Mail-Kampagnen, Newsletter oder Automationen nach einem Restaurantbesuch lassen sich nur über externe Tools abbilden, etwa durch die Verbindung mit ActiveCampaign oder Mailchimp.
Das führt schnell zu mehr Tool-Chaos und Mehraufwand bei der Pflege.
Auch bei Datenschutz und Datenhoheit ist Pipedrive nicht immer transparent, da einige Datenströme über US-Server laufen.
Zwar gibt es EU-Optionen, aber sie sind planabhängig und teilweise eingeschränkt.
Kurz gesagt: Pipedrive ist ein gutes CRM für gastronomische Betriebe mit starkem Akquise-Fokus, aber kein vollwertiges System zur Gästebindung.
Salesforce: Das Enterprise-CRM für große Gastro-Strukturen
Salesforce ist das Schwergewicht unter den CRM-Systemen und das zeigt sich in allem:
- Umfang,
- Flexibilität,
- Preis und
- Komplexität.
Es ist eine Plattform, die theoretisch alles kann, aber dafür auch Zeit, Ressourcen und technisches Know-how verlangt.
Stärken
Für größere Restaurantketten, Franchises oder Gastronomiegruppen kann Salesforce echte Vorteile bringen.
Seine Stärke liegt in der Anpassbarkeit: Jedes Feld, jede Automatisierung und jeder Bericht lässt sich konfigurieren.
Filialen können eigene Dashboards führen, während das Management zentrale KPIs wie Umsatz pro Standort, Auslastung oder Lieferdienstanteile auswertet.
Auch Integrationen mit Kassensystemen (POS), Loyalty-Programmen oder Warenwirtschaftssystemen sind möglich, oft über maßgeschneiderte Schnittstellen.
Wer also ein Dutzend Restaurants betreibt und interne Abläufe zentral steuern will, bekommt mit Salesforce die nötige Power.
Schwächen
Doch diese Stärke hat ihren Preis.
Salesforce erfordert eine umfangreiche Einrichtung, meist durch zertifizierte Partner.
Updates, Automationen oder Anpassungen benötigen technisches Wissen oder externe Beratung.
Dazu kommen hohe Lizenzkosten, die schnell im vierstelligen Bereich pro Jahr und Nutzer liegen können.
Für ein einzelnes Restaurant oder ein kleines Team ist Salesforce schlicht zu komplex und zu teuer.
Fazit zu Salesforce: ein beeindruckendes System für große Organisationen, aber Overkill für kleine oder mittlere Gastronomiebetriebe, die pragmatische Lösungen suchen.
Übersicht: HubSpot vs. Pipedrive vs. Salesforce
| Kriterium | HubSpot CRM | Pipedrive | Salesforce |
|---|---|---|---|
| Einstiegskosten | Kostenlos | Ab ca. 15 €/Monat | Ab ca. 75 €/Nutzer/Monat |
| Automatisierung | Umfangreich (Workflows, E-Mail, Trigger) | Begrenzt (nur Deals) | Sehr tief, aber komplex |
| Usability | Sehr intuitiv | Einfach | Lernkurve hoch |
| DSGVO & EU-Hosting | ✅ Ja | ✅ Teilweise (je nach Plan) | ✅ möglich, aber teuer |
| Marketing-Funktionen | Integriert (E-Mail, Ads, Landingpages) | Extern nötig | Separat (Marketing Cloud) |
| Ideal für | Restaurants, Eventgastronomie, Hotelketten | Catering, B2B-Gastro | Franchise, Konzerne |
Praxisbeispiel: Wie ein Restaurant HubSpot nutzen kann
Ein Beispiel aus der Praxis:
„Restaurant Al Porto“ in München verwaltet rund 4.000 Gästekontakte mit HubSpot. Über ein Formular auf der Website melden sich Gäste für den Newsletter an.
Automatisch startet eine kleine „Willkommensserie“:
- Begrüßungs-E-Mail mit 10 %-Gutschein
- Erinnerung eine Woche später („Warst du schon da?“)
- Einladung zu einem Event-Abend mit Online-Anmeldung
Parallel trackt HubSpot, wer klickt, öffnet und reserviert. Außerdem im Dashboard angezeigt, welche Kampagne die meisten Wiederholungsbuchungen bringt.
Das Team spart pro Woche rund 5 Stunden manuelle E-Mail-Arbeit und sieht in Echtzeit, welche Gäste aktiv bleiben.
Fazit: HubSpot ist das flexibelste CRM für Restaurants
Wer in der Gastronomie arbeitet, weiß: Zeit ist knapp, Personalwechsel häufig, und Marketing bleibt oft liegen. Ein CRM sollte deshalb nicht noch mehr Komplexität bringen, sondern Abläufe vereinfachen.
Hier spielt HubSpot seine größte Stärke aus. Es ist leicht verständlich, schnell einsatzbereit und skaliert mit dem Wachstum des Betriebs.
Während Salesforce in großen Strukturen brilliert und Pipedrive für einfache Akquise-Prozesse solide ist, bietet HubSpot den rundesten Mix aus Automatisierung, Kommunikation und Marketing-Integration.
Es ist das CRM, das mitdenkt, ohne zu überfordern. Ein Restaurant kann klein anfangen – Kontakte sammeln, Follow-ups automatisieren, Feedback einholen und später schrittweise erweitern: etwa um Marketing-Kampagnen, Eventplanung oder Customer Service. Alles bleibt dabei in einer Oberfläche, ohne zusätzliche Tools oder Schnittstellenprobleme.
HubSpot ist also nicht nur die technisch beste Wahl, sondern auch die, die sich am natürlichsten in den gastronomischen Alltag einfügt. Es lässt sich wie ein stiller Mitspieler verstehen: präsent, effizient, unaufdringlich und genau das, was Restaurants brauchen, um aus Gästen treue Stammkunden zu machen.
HubSpot CRM bietet die beste Balance aus Preis, Leistung und Benutzerfreundlichkeit.
FAQ
Ist HubSpot auch für kleine Restaurants geeignet?
Ja. Die kostenlose Version deckt schon Gästemanagement, E-Mails und Kontaktverwaltung ab.
Kann ich Reservierungen direkt in HubSpot speichern?
Ja, über Formulare oder Integrationen (z. B. OpenTable, Google Forms, Zapier).
Ist HubSpot DSGVO-konform?
Ja, HubSpot hostet Daten in der EU und bietet AV-Verträge. Wichtig: Double-Opt-In aktivieren.
Wie viel kostet HubSpot realistisch?
Kostenloser Einstieg, Starter ab ca. 20 €/Monat, Pro-Pakete mit Marketing-Automationen ab ca. 800 €/Jahr.
Was ist der größte Vorteil gegenüber Salesforce?
HubSpot ist schneller startklar, günstiger im Betrieb und deutlich einfacher zu bedienen – perfekt für Betriebe ohne IT-Team.
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