Wie optimiert man als Steuerberatung sein Mandanten- und Terminmanagement?

Steuerkanzleien stehen heute unter einem enormen Druck.

Sehr häufig verstreichen Deadlines, unzählige Rückfragen stapeln sich und hinzu kommen interne Abläufe, die viel Abstimmung im Team verlangen.

Wer hier keinen echten Überblick hat, verliert Zeit und im schlimmsten Fall sogar Mandanten.

Genau an dieser Stelle kann ein CRM (Customer Relationship Management) wie HubSpot seine Stärken zeigen.

HubSpot hilft dabei, Mandanten sauber zu verwalten, Termine automatisiert zu koordinieren und wiederkehrende Abläufe zu standardisieren.

Mit einem passenden CRM baust du dir ein System auf, das deinen Alltag spürbar leichter macht.

In diesem Blogartikel zeige ich dir, wie moderne Steuerkanzleien ihr Mandanten- und Terminmanagement mit HubSpot optimieren.

Alles verständlich erklärt und mit vielen praktischen Beispielen.

Warum ein modernes CRM für Steuerkanzleien heute nötig ist

Steuerberatung ist ein komplexes Thema.

Viele Mandanten kommunizieren über E-Mail, Telefon, Formulare, WhatsApp und immer noch in Papierform.

Gleichzeitig müssen Fristen eingehalten werden. Angefangen bei der Einkommensteuer bis zur UStVA, und von der BWA bis zur Lohnabrechnung.

In so einem Fall kann ein CRM wie HubSpot Struktur und Ordnung reinbringen.

Es bündelt beispielsweise alle Kontakte, Vorgänge und Nachrichten zentral an einem Ort und automatisiert Follow-ups, erinnert an ausstehende Unterlagen und zeigt, welche Mandanten gerade was brauchen.

Kurz gesagt: Das HubSpot CRM sorgt dafür, dass nichts mehr liegen bleibt.

Für Kanzleien in Deutschland kommen noch einige wichtige Punkte hinzu:

• DSGVO
• Dokumentationspflichten
• DATEV-Schnittstellen

Das alles muss ordnungsgemäß sitzen.

Aus diesem Grund lohnt sich eine Lösung, die hier verlässlich arbeitet.

Was ein CRM speziell für Steuerkanzleien können muss

Damit ein CRM für eine Kanzlei wirklich sinnvoll ist, braucht es bestimmte Funktionen.

Hier ein Überblick über einige wichtige Funktionen:

• Zentrale Mandantenakte: Alle Kontakte, Vorgänge und E-Mails an einem Ort. Ohne Suchen.
• Terminmanagement: Sync mit Google Calendar oder Outlook. Automatische Bestätigung. Einfache Onlinebuchung.
• Automatisierte Follow-ups: Unterlagen anfordern. Beratungstermine nachfassen. Deadlines im Blick behalten.
• Mehrkanal-Kommunikation: E-Mail, Telefon, Website-Formulare und buchbare Termine integriert.
• Intake-Prozesse für neue Mandanten: Standardisierte Abläufe beim Erstgespräch oder bei neuen Beratungsleistungen.
• DSGVO-konform: Server in der EU. AV-Vertrag. Double Opt In. Strukturierte Datenlöschung.
• Segmentierung: Mandanten nach Status, Steuerart, Rechtsform oder Beratungsphase sortieren.
• Pipelines für Kanzleiabläufe: Vom Erstkontakt über die Mandatsannahme bis zur Bearbeitung.

Wenn diese Punkte sauber abdeckt, kann seinen Kanzleialltag deutlich vereinfachen.

Die größten Herausforderungen in Steuerkanzleien

Jeden Tag wiederholen sich vermehrt die selben Aufgaben.

An dieser Stelle kann ein CRM am besten unterstützen.

Schauen wir mal, welche Herausforderungen in fast jeder Kanzlei auftauchen:

1. Zu viele Anfragen gleichzeitig

Neue Mandanten melden sich, und gleichzeitig haben bestehende Mandanten Rückfragen.

Im April häufen sich Anfragen zur Einkommensteuer und im Dezember stapeln sich Jahresabschlüsse.

Wer an dieser Stelle kein funktionierendes System hat, der verliert hier schnell den Überblick.

2. Kommunikation über viele Kanäle

Viele Mandanten schicken ihre Unterlagen über alle möglichen Kanäle. Die einen per E-Mail, andere rufen an und einige benutzen dafür Formulare auf der Website.

Mit viel Glück kommt alles im selben Postfach an und muss dann manuell zugeordnet werden.

3. Komplexe Fristen und gesetzliche Vorgaben

Alle Kanzleien müssen dutzende Deadlines einhalten.

Wer hier in Verzug kommt, für den kann es sehr kostspielig werden.

An dieser Stelle ist ein digitales Fristenmanagement mit Erinnerungsfunktion ein absoluter Gamechanger.

4. Unterlagen, die fehlen oder nachgereicht werden

Jede Kanzlei kennt das.

Eine UStVA bleibt liegen, weil die Belege fehlen.

Mit dem HubSpot CRM werden Mandanten automatisch daran erinnert, ohne das man aktiv hinterher telefonieren muss.

5. Keine einheitliche Übersicht

Wenn jeder Mitarbeiter sein eigenes System hat, entsteht Chaos.

Wenn aber alle das selbe CRM nutzen, dann sorgt das für eine klare Übersicht, Organisation und Transparenz.

Wie HubSpot das Mandantenmanagement konkret verbessert

Ein CRM bringt nur dann einen Mehrwert im Arbeitsalltag, wenn es auch die passenden Bausteine für ein Mandantenmanagement hat.

HubSpot bringt dafür die richtigen Bausteine mit.

Schauen wir uns mal an, wie der Einsatz von HubSpot das Mandantenmanagement verbessert.

1. Zentrale Mandantenverwaltung

HubSpot legt für jeden Mandanten eine digitale Akte an.

Du findest dort:

• Kontaktdaten
• E-Mails
• Telefonprotokolle
• Formulare
• Aufgaben
• Notizen
• Deals
• Pipelines

Alles übersichtlich und an einem Ort.

2. Automatisierte Follow-ups für Unterlagen und Fristen

Der Einsatz von Workflows kann dabei helfen, folgende Aufgaben zu automatisieren:

• Unterlagen anfordern
• Deadlines ankündigen
• Zahlungsfristen erinnern
• Bescheide nachhalten
• Rückfragen nach einer Beratung senden

Die Regeln für die Workflows müssen nur einmal erstellt werden und ab dann läuft es automatisch.

Das entlastet zum einen das eigene Team und die eigene Arbeit enorm, besonders in Stoßzeiten.

3. Intelligentes Terminmanagement

Kanzleien leben von Beratungsterminen.

HubSpot kann dabei wie folgt unterstützen:

• Onlinebuchung für Erstgespräche
• automatische Terminbestätigung
• Kalendersync
• Erinnerungen per E-Mail
• Follow-up nach dem Gespräch

Dadurch, dass Mandanten ihre Termine selber buchen können, erspart das jede Menge Zeit.

4. Segmentierung nach Steuerarten und Rechtsformen

Steuerkanzleien haben unterschiedliche Zielgruppen, die alle auch unterschiedliche Informationen benötigen.

Damit nicht jede Zielgruppe manuell kontaktiert werden muss, lassen sich diese in einem CRM segmentieren:

• Freiberufler
• GmbHs
• Einzelunternehmer
• Vereine
• Privatpersonen
• Erbengemeinschaften

Genau hier kann HubSpot seine Stärken ausspielen.

Wenn ein Newsletter nur für GmbH-Gesellschafter versendet werden soll, oder Erinnerungen nur an Privatpersonen, dann braucht es ein System mit der Möglichkeit, seine Kontakte zu segmentieren.

So bekommt jeder genau die passenden Informationen, die er auch wirklich benötigt.

5. Digitale Pipelines für Mandatsannahme und Bearbeitung

Eine Pipeline gibt Klarheit über jeden Prozess.

Hier ein Beispiel, wie das in der Praxis aussehen kann:

Pipeline Mandatsaufnahme

1. Erstkontakt
2. Erstgespräch
3. Prüfung
4. Angebot
5. Annahme
6. Onboarding

Pipeline Einkommensteuer

1. Unterlagen angefragt
2. Unterlagen vollständig
3. in Bearbeitung
4. Rückfragen
5. Fertig übermittelt

Jeder im Team weiß sofort, wo ein Mandant steht.

Praxisbeispiele, die jede Kanzlei sofort nutzen kann

Hier kommen einige typische Workflows aus dem Kanzleialltag, die realistisch und sofort umsetzbar sind.

1. Automatische Erinnerung für fehlende Unterlagen

Ein Mandant hat seine Unterlagen noch nicht hochgeladen.

HubSpot schickt nach drei Tagen eine freundliche Erinnerung.

Nach sieben Tagen eine zweite.

Selber bekommt man das nicht mit, weil alles automatisiert im Hintergrund abläuft.

2. Follow-up nach einem Erstberatungsgespräch

Ein neuer Mandant hatte ein Erstgespräch gebucht.

Im Nachgang wird dann automatisch über das CRM folgendes verschickt:

• eine Zusammenfassung
• die nächsten Schritte
• die benötigten Dokumente
• der Link zur Mandatsvereinbarung

Dieser Prozess wird einmal aufgesetzt und läuft dann automatisch für alle anderen Erstgespräche auch.

3. Jahresabschluss-Checkliste für Mandanten

Im Dezember kann beispielsweise eine Jahresabschluss-Checkliste segmentiert an verschiedene Gruppen verschickt werden:

• eine Version für Selbstständige
• eine für GmbHs
• eine für Privatpersonen

Jede Gruppe bekommt genau das, was für sie relevant ist.

4. Automatischer Workflow bei Steuerbescheiden

Sobald ein neuer Bescheid hochgeladen wird, startet ein Workflow wie folgt:

• Mandant erhält eine Informationsmail
• interne Aufgabe wird erstellt
• Prüfung wird angestoßen

Alles läuft automatisiert und transparent.

HubSpot CRM im Vergleich zu anderen Lösungen für Steuerkanzleien

Viele Steuerkanzleien nutzen bereits spezielle Fachsoftware im Arbeitsalltag.

Diese Tools sind gut in der fachlichen Verarbeitung, aber oft schwach beim Kundenmanagement.

Bis jetzt sollte deutlich geworden sein, wie gut das HubSpot CRM den Bereich des Kundenmanagements übernehmen kann.

Allerdings gibt es noch weitere CRM-Lösungen, die sich für Kanzleien eignen und die wir uns in der folgenden Übersicht genauer betrachten:

HubSpot punktet hier vor allem durch Flexibilität.

Hier kann klein gestartet werden und jederzeit erweitert werden.

Datenschutz und DSGVO für Steuerkanzleien

Steuerberater arbeiten mit sensiblen Daten.

Deshalb ist das Thema Datenschutz (u.a. DSGVO) besonders wichtig.

HubSpot unterstützt dabei bei folgenden Punkten:

• Hosting innerhalb der EU
• AV-Vertrag
• Double Opt-In
• Rechte- und Rollenverwaltung
• strukturierter Datenlöschung
• transparenten Logs

Diese individuellen Prozesse müssen von der Kanzlei selber korrekt eingerichtet werden.

Sollte man hier mal nicht weiter kommen, dass Hilft der Support jederzeit weiter.

So führst du HubSpot Schritt für Schritt ein

Eine erfolgreiche Einführung lässt sich in sieben einfache Schritten unterteilen:

1. Prozesse analysieren

Welche Abläufe sollen zuerst verbessert werden?

2. Mandanten importieren

CSV rein. Felder mappen. Fertig.

3. Kanäle verbinden

E-Mail. Telefon. Website. Kalender.

4. Pipelines definieren

z. B. Einkommensteuer, Buchhaltung, Neumandate etc.

5. Workflows bauen

Unterlagen anfordern. Termine koordinieren. Follow-ups erstellen.

6. Team onboarden

Idealerweise nutzen es alle Mitarbeiter. Dementsprechend müssen sie auch richtig geschult werden.

7. Regelmäßig nachjustieren

Einmal im Monat den gesamten Prozess analysieren und ggf. optimieren.

Fazit

Wer seine Kanzlei effizienter machen will und für die Zukunft aufstellen will, für den ist ein CRM nicht mehr optional. HubSpot ist für Steuerkanzleien oft die beste Wahl. Sie bietet dir eine Plattform, die dein Mandantenmanagement klar strukturiert, Termine einfach organisiert, Follow-ups automatisiert, Fristen im Blick behält, dein Team entlastet und skalierbar bleibt. Viele Kanzleien starten mit der kostenlosen Basisversion und wachsen schrittweise rein. Wenn du die Abläufe deiner Kanzlei verbessern willst, ist HubSpot eine starke Wahl. Jetzt HubSpot CRM kostenlos testen.

FAQ

Für was ist HubSpot CRM in Steuerkanzleien am besten geeignet?

HubSpot eignet sich ideal für sauberes Mandantenmanagement, Terminbuchungen, Follow-ups und wiederkehrende Workflows. Kanzleien nutzen es, um Kommunikation, Prozesse und Fristen zu strukturieren.

Wie unterscheidet sich HubSpot von klassischer Kanzlei-Software?

Fachsoftware ist gut für Steuererklärungen. HubSpot ist stark im Kundenmanagement, in Automationen und in der Kommunikation. Viele Kanzleien kombinieren beides.

Ist HubSpot DSGVO-konform?

Ja. HubSpot betreibt europäische Rechenzentren, bietet AV-Verträge und unterstützt Double Opt In. Die eigenen Prozesse müssen aber weiterhin sauber aufgesetzt werden.

Wie lange dauert die Einführung?

Die Basisversion ist in wenigen Stunden einsatzbereit. Für strukturierte Workflows solltest du zwei bis fünf Tage einplanen.

Kann man HubSpot mit DATEV verbinden?

Direkt geht es nicht. Über Integrationen wie Zapier, Make oder spezialisierte Schnittstellen kannst du viele Daten aber automatisiert übertragen.

Ist HubSpot auch für kleine Kanzleien geeignet?

Ja. Gerade für kleine Teams ist die kostenlose Version ein guter Startpunkt.

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