HubSpot CRM für Coaching-Unternehmen: Welches System ist am besten?

Für Coaches und kleinere Teams, die 2025 nach einem passenden CRM suchen, bietet HubSpot eine starke Option. 

Gerade Coaches profitieren von der leicht verständlichen Bedienung, den unkomplizierten Automatisierungen und dem kostenlosen Einstiegsplan, der bereits viele zentrale Funktionen abdeckt.

Ein solides CRM ist dabei nicht nur ein „nice to have“, sondern es kann zum Dreh- und Angelpunkt deines Coaching-Businesses werden.

Für viele Coaching-Unternehmer heißt das, dass du ein CRM willst, das dir hilft Leads zu qualifizieren, automatisiert zu betreuen, Prozesse zu standardisieren und gleichzeitig flexibel zu bleiben. 

Aber welches CRM-System ist dafür am besten geeignet? 

In diesem Blogartikel vergleiche ich verschiedene CRM-Lösungen für Coaching-Unternehmen und zeige dir, worauf du speziell als Coach achten solltest.

Was macht das HubSpot CRM für Coaches besonders?

Nicht jedes CRM, das gut für Vertrieb oder Agenturen funktioniert, passt auch perfekt zum Coaching-Business. 

Hier sind typische Anforderungen, die im Coaching-Business oft relevant sind und bei HubSpot zu finden sind:

• Lead- & Interessenten-Journeys: Viele Coaches starten mit Freebies, Webinaren oder Workshops, und müssen Interessenten systematisch „nurturen“.
• Terminmanagement & Kalender-Integration: Direkte Verknüpfung zu Tools wie Calendly, Acuity, Google Calendar etc.
• Segmentierung & Programme: Du hast verschiedene Programme (Einsteiger, Premium, Staffelprogramme), möglicherweise parallel. Dein CRM muss unterscheiden, wer in welchem Programm ist.
• Wiederkehrende Workflows: Onboarding-Sequenzen, Follow-up nach Sessions, Einstiegs-E-Mails, Upsells etc.
• Zahlungs- / Abonnement-Integration: Wenn du Kurse, Abos oder Ratenzahlungen anbietest, wird die Verbindung zu Zahlungs- oder Membership-Tools wichtig.
• Skalierbarkeit & Wechselbarkeit: Du willst nicht in eine Sackgasse geraten, wenn dein Business wächst oder du dich ändern willst.
• Datenschutz / DSGVO-Sicherheit: Gerade bei personenbezogenen sensiblen Coach-Klient-Daten ist das existenziell.
• Usability / Onboarding: Du willst kein Tool, das sich wie eine zusätzliche Baustelle anfühlt, sondern eines, das dich unterstützt.

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Kurzporträts des HubSpot CRMs und anderen CRM-Systemen

Ich vergleiche hier vier CRM-Systeme, die besonders in der Coachingszene weit verbreitet sind:

• HubSpot CRM / HubSpot CRM + Marketing/Sales/Service-Hubs
  
• Pipedrive
  
• ActiveCampaign (CRM + Automatisierungsfokus)
  
• Ontraport / Systeme mit Fokus auf Coaching / Membership

Natürlich gibt es noch weitere CRM-Systeme, die hier aber nicht weiter behandelt werden.

Vergleichskriterien

Damit der Vergleich fair und aussagekräftig wird, beurteile ich die CRM-Systeme anhand folgender Dimensionen:

Vergleichstabelle (Pro & Contra)

In dieser Vergleichstabelle gebe ich dir eine grobe Übersicht der wichtigsten Stärken und Schwächen:

Detailvergleich: HubSpot vs. andere CRM-Systeme

HubSpot

Stärken 

• Klar strukturierte Oberfläche, gute Usability.
  
• Viele vorgefertigte Automations-Templates und Workflows, die man relativ schnell anpassen kann.
  
• Nahtlose Integration mit Buchungstools, Webinar-Tools etc.
  
• Separierbare Hub-Module (Marketing, Sales, Service) erlauben modulare Erweiterung.
  
• Gute Reporting- und Dashboardfunktionen.
  

Schwächen 

• Die entscheidenden Funktionen (z. B. ausgefeilte Automationen, Custom Objects) landen oft in höheren Plänen und damit steigen die Kosten schnell.
  
• Beim Skalieren: Wenn du viele Nutzer oder viele Daten hast, können Kosten & Komplexität wachsen.
  
• Manche spezifische Membership- oder Abo-Logiken erfordern zusätzliche Tools oder Integrationen.
  

Praxisszenario

Angenommen du hast ein Mini-Programm als Freebie, dann ein 6-wöchiges Einstiegstraining, danach ein Premium-Programm. Mit HubSpot könntest du z. B.:

1. Interessenten via Freebie-Formular erfassen → sie durch eine Automationssequenz führen
   
2. Bei Interesse ins Gespräch bringen (z. B. über Terminbuchung)
   
3. Nach der ersten Session automatisch Follow-up-E-Mails mit Content, Erinnerungen etc.
   
4. Segmentieren nach Programmphase (wer in welchem Paket ist)
   
5. Upsell-Workflows oder Cross-Sell-Funnels bauen
   
6. Reporting über Conversion-Raten, Wert pro Kunde etc.

Kosten & Preisstruktur

Die Basis-CRM-Funktionen sind oft kostenlos, aber viele der erweiterten Features erfordern Upgrades in den Sales- oder Marketing-Hubs. Die Preisstruktur skaliert oft mit Nutzerzahl, Datenmenge und Funktionsumfang.

Pipedrive

Stärken

• Sehr gutes Pipeline-Management und ideal, wenn du deinen Verkaufsprozess klar strukturieren willst.
  
• Übersichtliche, einfache Bedienung.
  
• Viele Integrationen via Zapier & Co.
  
• Gut geeignet, wenn der Fokus zunächst stark auf Akquise liegt.
  

Schwächen

• Für komplexe Automationen und Marketingsequenzen ist Pipedrive weniger stark.
  
• Zahlungs-/Membership-Funktionen müssen oft über zusätzliche Tools gelöst werden.
  
• Segmentierung & Tagging sind möglich, aber nicht so ausgefeilt wie in Spezial-CRMs.
  

Praxisszenario

Du nutzt Pipedrive, um Interessenten durch deine Akquise-Pipeline zu führen: Erstkontakt → Qualifizierung → Beratungsgespräch → Angebot → Abschluss. Für E-Mail-Sequenzen oder Nachbetreuung bindest du ActiveCampaign oder ein anderes Tool an.

Kosten & Preisstruktur

Pipedrive ist oft günstiger als ein voll ausgestattetes All-in-One. Aber sobald du mehr Automationen oder Ergänzungstools brauchst, kann die Gesamtkosten-Kaskade einsetzen.

ActiveCampaign

Stärken

• Die Automatisierungs-Engine ist stark, vielfältig und ausgereift. Ideal für Funnels, Nurturing, Sequenzen.
  
• E-Mail-Marketing, Tagging und Segmentierung sind solide.
  
• Preislich oft attraktiver als große All-in-One-CRMs für viele Funktionen im Mittelfeld.
  

Schwächen

• Die CRM-Komponente ist weniger der Hauptfokus und für manche Coaching-spezifischen Prozesse fehlt die Tiefe.
  
• Wenn du viele Nutzer hast, kann Performance Fragen stellen.
  
• Kurs- / Membership-Management ist nicht von Haus aus integriert.
  

Praxisszenario

Du führst dein Coaching-Business primär via Funnels und E-Mail-Kommunikation: Interessenten kommen über Landing Pages, du automatisierst Touchpoints, segmentierst, upsellst – und nutzt in bestimmten Momenten ein externes Tool für Buchungen / Programme.

Ontraport 

Stärken

• All-in-One: CRM + Membership + Zahlungslogik + Marketing-Automationen oft in einem Tool.
  
• Fokus auf langfristige Kundenbeziehungen, Wiederkehr, Upsell, Begleitung.
  
• Spezialfunktionen für Kurse, Mitgliederbereiche, digitale Produkte.
  

Schwächen

• Komplexer in Einrichtung und Bedienung. Höhere Einarbeitungszeit.
  
• Weniger verbreitet, weniger große Entwickler-Community.
  
• Performance & Skalierung bei sehr großen Nutzungszahlen kann herausfordernd werden.
  

Praxisszenario

Du betreibst ein Online-Kurs- oder Abomodell: Interessenten kommen über Leadmagnet, du führst sie durch eine Onboarding-Reihe, bietest modulare Inhalte, Upsells und betreust sie über längere Zeit – alles zentral gesteuert.

So findest du das beste CRM für deinen Coaching-Betrieb

Hier ein einfacher Fahrplan zu deinem CRM-System:

1. Bedarfsanalyse
   • Liste deine wichtigsten Prozesse (Lead → Verkauf → Onboarding → Betreuung → Upsell).
     
   • Bestimme kritische Schnittstellen (Zahlung, Termin, Buchung, Kursplattform).
2. Priorisiere Funktionen
   • Welche Funktionen sind heute kritisch, welche optional?
     
   • Geh nicht sofort auf „mehr Features“, sondern auf das, was dich heute entlastet.
3. Budget vs. Skalierungsreserve
   • Überlege: Was kannst du realistisch zahlen – jetzt und später?
     
   • Achte darauf, wie stark der Preis mit dem Wachstum steigt.
4. Testphase / Piloten
   • Nutze gratis Versionen oder Trial-Phasen – baue darin echte Workflows auf.
     
   • Checke: Usability, Performance, Support, einfache Anpassung.
5. Integration & Migration
   • Überlege früh, wie du bestehende Daten überträgst.
     
   • Prüfe: API, Zapier, native Integrationen.
     
   • Achte darauf, dass du nicht in einen proprietären Lock-in gerätst.
6. Echte Nutzer einbinden
   • Wenn du Teammitglieder oder Coachees hast: Lass sie testen.
     
   • Nutzerakzeptanz ist oft der limitierende Faktor.
7. Regelmäßige Evaluation & Anpassung
   • Setze regelmäßig Checkpoints (z. B. nach 6 Monaten) – was funktioniert, was nicht?
     
   • Sei bereit, Workflows anzupassen oder Toolwechsel zu planen, wenn nötig.
     

Warum HubSpot für dein Coaching-Business oft die beste Wahl ist

Wenn du alle Optionen vergleichst, merkst du schnell, dass HubSpot zwar nicht das günstigste CRM ist, aber für viele Coaches die rundeste Lösung.

• Mit der kostenlosen Basisversion kannst du sofort starten und erste Kundenkontakte sauber verwalten.
  
• Wenn dein Business wächst, erweiterst du Schritt für Schritt um Funktionen wie Marketing-Automatisierungen, Sales-Pipelines oder Service-Prozesse – ohne das System wechseln zu müssen.
  
• Die Integration mit Tools wie Zoom, Calendly oder Zahlungsplattformen macht deinen Alltag einfacher, weil du nicht ständig zwischen verschiedenen Programmen springen musst.
  
• Besonders stark ist HubSpot, wenn es darum geht, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren – von Onboarding-Sequenzen über Follow-ups bis hin zu Upsell-Angeboten.

Wenn du also dein Coaching-Business professionell aufstellen und langfristig skalieren willst, ist HubSpot in meinen Augen die beste Wahl. Suchst du dagegen nur eine günstige Lösung für einfache E-Mail-Funnels, dann fährst du mit Tools wie ActiveCampaign besser, aber du musst Abstriche bei Flexibilität und Wachstum machen.

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FAQ: 

Wofür ist HubSpot CRM am besten geeignet?

HubSpot CRM eignet sich am besten zur Verwaltung und Automatisierung von Vertriebs-, Marketing- und Kundenserviceprozessen in Unternehmen jeder Größe. Besonders stark ist es darin, das Lead-Management zu optimieren, Workflows zu automatisieren und ein einheitliches System für Kundendaten über verschiedene Plattformen hinweg bereitzustellen.

Ist HubSpot nicht zu komplex für Einzelcoaches?

Die Basisversion ist relativ leicht zu bedienen. Komplex wird es erst, wenn du sehr viele Automationen und Module aufbaust – das ist dann aber eher ein Luxusproblem, wenn dein Business stark wächst.

Wie hoch sind die Kosten realistisch?

• Kostenlos: Basis-CRM mit Kontakten, Deals, Pipelines.
  
• Starter-Pläne: ab ca. 20–50 € pro Monat.
  
• Pro- und Enterprise-Pläne: mehrere hundert Euro pro Monat – lohnen sich erst, wenn du skalierst und erweiterte Funktionen brauchst.
  

Kann HubSpot DSGVO-konform genutzt werden?

Ja, HubSpot bietet Server in der EU, AV-Verträge und Features wie Datenlöschung. Wichtig ist aber, dass du deine eigenen Prozesse (Double-Opt-in, Datenschutzerklärung, Löschfristen) sauber aufsetzt.

Was ist, wenn ich später wechseln will?

HubSpot bietet Datenexporte (CSV, API). Ein Wechsel ist möglich, aber aufwendig, sobald du viele Automationen und Custom Objects eingerichtet hast. Deshalb lohnt es sich, früh zu prüfen, ob du HubSpot langfristig nutzen willst.

Kann ich mit HubSpot auch meine Coachings verwalten (Termine, Sessions, Materialien)?

Ja, teilweise direkt, teilweise über Integrationen (z. B. Zoom, Google Calendar, Kursplattformen wie Thinkific/Teachable). Für Memberships oder Kursverwaltung brauchst du Zusatztools, die sich aber anbinden lassen.

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